ในแต่ละวันเรามีสิ่งที่ต้องทำมากมาย แต่ไม่ใช่ทุกอย่างที่สำคัญเท่ากัน หลายครั้งเราเสียเวลาไปกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ จนลืมโฟกัสกับเป้าหมายหลัก หากต้องการประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมาย เป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณใช้เวลาและพลังงานไปกับสิ่งที่มีผลกระทบมากที่สุด
1. ใช้กฎ 80/20 (Pareto Principle)
หลักการ 80/20 ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์มักมาจาก 20% ของสิ่งที่คุณทำ ดังนั้นให้พิจารณาว่า งานหรือกิจกรรมใดที่ให้ผลตอบแทนสูงสุด และเน้นพลังงานไปที่สิ่งนั้น แทนที่จะกระจายเวลาไปกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่แทบไม่มีผลลัพธ์
ตัวอย่าง
- ในการทำธุรกิจ 20% ของลูกค้าสร้างรายได้ 80%
- ในการเรียน 20% ของเนื้อหามักเป็นหัวใจสำคัญของ 80% ของข้อสอบ
2. ใช้วิธี Eisenhower Matrix แยกแยะสิ่งสำคัญออกจากสิ่งเร่งด่วน
Eisenhower Matrix เป็นตารางที่ช่วยให้คุณแยกแยะว่างานไหนควรทำก่อน หรือควรตัดออกไป
| หมวดหมู่ | คำอธิบาย | วิธีจัดการ |
|---|---|---|
| สำคัญและเร่งด่วน | งานที่ต้องทำทันทีและมีผลกระทบสูง | ทำทันที |
| สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน | งานที่ส่งผลระยะยาว เช่น การพัฒนาตัวเอง | วางแผนทำ |
| ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน | งานที่ดูดพลังงาน เช่น ตอบอีเมล โทรศัพท์ที่ไม่จำเป็น | มอบหมายให้ผู้อื่นทำ |
| ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน | งานที่ไม่จำเป็น เช่น ดูโซเชียลมากเกินไป | ตัดออกไป |
เน้นทำสิ่งที่อยู่ในหมวด “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” เพราะสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่จะพาคุณไปสู่เป้าหมายระยะยาว
3. กำหนด 3 สิ่งที่สำคัญที่สุดในแต่ละวัน
แทนที่จะทำทุกอย่าง ลองกำหนด 3 สิ่งที่สำคัญที่สุด (Most Important Tasks – MITs) ที่ต้องทำให้เสร็จในแต่ละวัน วิธีนี้ช่วยให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่มีผลกระทบมากที่สุดแทนที่จะกระจายพลังงานไปทั่ว
ตัวอย่าง
- ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ MIT ของวันนี้อาจเป็น “วางแผนกลยุทธ์การตลาด” แทนที่จะมัวแต่ตอบอีเมล
- ถ้าคุณเป็นนักเรียน MIT ของคุณอาจเป็น “อ่านบทเรียนสำคัญ 1 บท” แทนที่จะทบทวนทุกเรื่องแบบไม่มีเป้าหมาย
4. ใช้วิธี Time Blocking แบ่งเวลาเป็นช่วง ๆ
การจัดลำดับความสำคัญไม่ใช่แค่การเลือกงานที่สำคัญ แต่ต้องกำหนดเวลาให้กับงานเหล่านั้นด้วย Time Blocking คือการกันเวลาสำหรับแต่ละงานโดยเฉพาะ
ตัวอย่าง
- 08:00 – 10:00 ทำงานสำคัญที่สุดของวัน
- 10:30 – 12:00 ประชุมและตอบอีเมล
- 14:00 – 16:00 วางแผนระยะยาว
การกันเวลาทำให้คุณไม่ต้องเปลี่ยนงานไปมาจนเสียสมาธิ
5. หลีกเลี่ยง “กับดักของงานยุ่ง”
บางครั้งเรารู้สึกว่าตัวเองยุ่งตลอดเวลา แต่เมื่อมาดูผลลัพธ์จริง ๆ แล้วกลับไม่ก้าวหน้าไปไหน นั่นอาจเป็นเพราะเราทำแต่งานที่ไม่สำคัญ
ตัวอย่างกับดักของงานยุ่ง
- ตอบอีเมลทั้งวัน แต่ไม่ได้ทำงานที่สร้างผลลัพธ์
- ประชุมบ่อยเกินไปโดยไม่มีข้อสรุป
- ทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่จำเป็น
วิธีหลีกเลี่ยง
- ถามตัวเองว่า “สิ่งนี้ช่วยให้ฉันเข้าใกล้เป้าหมายจริง ๆ หรือไม่”
- ตั้งเวลาในการทำงานแต่ละอย่าง และอย่าปล่อยให้งานย่อยกินเวลาของงานหลัก
การจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ ลองนำเทคนิคต่อไปนี้ไปใช้
- ใช้กฎ 80/20 โฟกัสที่สิ่งที่ให้ผลลัพธ์สูงสุด
- ใช้ Eisenhower Matrix แยกสิ่งสำคัญออกจากสิ่งเร่งด่วน
- กำหนด 3 งานที่สำคัญที่สุดในแต่ละวัน
- ใช้วิธี Time Blocking แบ่งเวลาให้กับงานสำคัญ
- หลีกเลี่ยงกับดักของงานยุ่ง
หากคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดี คุณจะเห็นความเปลี่ยนแปลงในชีวิตและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
